A atividade de fusões, aquisições e desinvestimentos não para de crescer na região, e com ela também crescem as mesas de due diligence em que se decide, documento por documento, qual informação passa para a nova entidade e qual fica para trás. Nessas conversas, tanto técnicas quanto de negócio, notamos que quase todas as perguntas giram em torno de um mesmo sistema: o ERP. Poucas vezes alguém se pergunta o que acontece com tudo o que vive fora dele.
Essa omissão tem um custo que muitas organizações descobrem tarde. Os projetos de carve-out e separação de negócios costumam se concentrar nos dados estruturados do SAP, porque são os que podem ser auditados, migrados e validados com relativa facilidade. No entanto, boa parte do conhecimento que realmente permite operar um negócio —contratos, acordos de confidencialidade, fichas funcionais, instruções de trabalho, documentação de processos— vive no SharePoint, OpenText, unidades de rede e outros repositórios que quase nunca entram no escopo formal do projeto.
O problema não é pequeno: cerca de 80% dos dados de uma empresa são não estruturados e crescem entre três e quatro vezes mais rápido do que os dados estruturados. E, embora essa informação seja, cada vez mais, a base sobre a qual se constroem as capacidades de inteligência artificial, apenas 14% das organizações consideram que seus dados estão realmente preparados para isso. Ou seja, o ativo que mais rápido cresce é também o que menos é governado, justamente no momento em que mais cuidado exige.
Na prática, vemos que as empresas resolvem isso de três maneiras, e nenhuma funciona bem. Algumas optam por não transferir nada dessa documentação, e a entidade separada acaba operando sem informações essenciais. Outras transferem tudo sem revisão, e acabam expondo dados sensíveis, regulados ou que nem sequer correspondiam ao perímetro do acordo. E as que tentam decidir manualmente, documento por documento, enfrentam revisões jurídicas intermináveis, custos que escalam rapidamente e resultados inconsistentes quando o volume é contado em milhões de arquivos.
Esse último ponto é o que mais nos preocupa, porque não é apenas um problema de eficiência: é um risco de negócio. A falta de visibilidade sobre quem é o dono de cada documento, quão sensível ele é e a qual entidade realmente pertence pode gerar erros de atribuição, vazamentos de informações confidenciais ou, no pior dos casos, uma representação incorreta do escopo do que está sendo vendido ou separado. E quando esse trabalho é adiado até as etapas finais do projeto, a documentação deixa de ser um detalhe administrativo e se torna o gargalo que coloca em risco o Day 1, a data em que a entidade separada deve começar a operar de forma independente.
É comum ouvir que isso já está resolvido porque a empresa conta com SharePoint, OpenText ou algum outro repositório documental. Mas ter onde guardar os documentos não é o mesmo que saber quais desses milhões de arquivos pertencem de fato ao negócio que está sendo separado, quem pode acessá-los e que risco regulatório ou comercial eles representam. Esse é justamente o trabalho que as equipes jurídicas e de negócio acabam fazendo manualmente, com planilhas de Excel, quando deveria ser resolvido com classificação automatizada e rastreável desde o início do projeto.
Por isso, acreditamos que a conversa sobre carve-outs precisa se ampliar. Não basta perguntar como os dados do SAP são migrados; é preciso perguntar como se identifica, classifica e vincula ao negócio toda a informação que fica fora desse perímetro, combinando inteligência artificial capaz de entender conteúdo e contexto com a experiência de separação que já existe nesse tipo de projeto.
Fazer isso bem não apenas reduz o risco de compliance. Também acelera o processo, porque substitui revisões manuais lentas por uma análise em escala que cobre milhões de documentos em paralelo, e dá às partes envolvidas uma base de evidências real para decidir o escopo da separação, em vez de fazê-lo por suposições.
As empresas que começarem a tratar a documentação não estruturada como parte do escopo do carve-out desde o primeiro dia vão chegar ao seu Day 1 com menos surpresas e mais certeza sobre o que realmente está sendo separado. E, além de qualquer projeto pontual, também serão as que conseguirão que o valor negociado na operação se sustente depois que o acordo já estiver assinado.
• Por: Ezequiel Pardo, Latam Head of Transformation and Data Management Products, SNP Group.