A partir de 1º de novembro (domingo), micro e pequenas empresas prestadoras de serviço só poderão emitir nota fiscal pelo Emissor Nacional da NFS-e. O especialista em contabilidade, Matheus Lopes, alerta que erro de cadastro ou sistema despreparado pode travar o faturamento no fim do ano.
Em pouco mais de duas semanas, a forma como milhares de micro e pequenas empresas emitem nota fiscal vai mudar. A partir de 1º de novembro, as empresas do Simples Nacional que prestam serviços passam a ser obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) exclusivamente pelo Emissor Nacional, sistema unificado mantido pela Receita Federal, que pode ser acessado pelo portal, pelo aplicativo ou por integração direta com o sistema de gestão da empresa. A regra está na Resolução CGSN nº 191/2026, do Comitê Gestor do Simples Nacional.
Na prática, a mudança deve ser sentida no primeiro dia útil. O dia 1º de novembro cai num domingo e o dia 2 é feriado de Finados, o que faz do dia 03 de novembro (terça-feira), o primeiro dia de emissão em massa no novo modelo.
O prazo já foi adiado mais de uma vez. A obrigatoriedade chegou a ser prevista para o início de 2026 e depois para 1º de setembro, até ser transferida para novembro. Segundo o especialista em contabilidade, Matheus Lopes, o histórico de adiamentos fez muitos empresários deixarem a adaptação para depois.
— Muita gente achou que o prazo seria prorrogado de novo e não testou nada. Só que nota fiscal é a porta de entrada do caixa: se a empresa não consegue emitir, o cliente não paga. Um problema que parece burocrático vira problema de faturamento em novembro e dezembro, justamente os meses mais fortes para muitos setores — afirma Matheus.
O que muda e o que não muda — Até 31 de dezembro, a mudança é apenas no canal de emissão. As regras de tributação do Simples Nacional continuam as mesmas, e os novos tributos da Reforma Tributária, IBS e CBS, ainda não precisam ser aplicados neste ano. A partir de 1º de janeiro de 2027, as empresas seguem emitindo pelo Emissor Nacional, mas a nota passa a trazer as informações desses tributos.
—A NFS-e nacional é o primeiro degrau da Reforma Tributária para o pequeno empresário. Quem fizer a transição agora, com calma, chega em janeiro com o sistema já rodando e só precisa ajustar os novos campos. Quem deixar para a última hora vai enfrentar duas mudanças de uma vez — diz o contador.
A obrigação vale para microempresas e empresas de pequeno porte do Simples que prestam serviços sujeitos ao ISS. Negócios que vendem apenas mercadorias continuam emitindo a nota fiscal eletrônica de produto normalmente. A regra alcança ainda as empresas cujo pedido de adesão ao Simples está pendente ou em discussão administrativa ou judicial, que devem emitir a nota pelo sistema nacional na condição de “optante pendente”. Já os microempreendedores individuais prestadores de serviço usam o Emissor Nacional desde 2023 e não são afetados.
No Rio, o risco está no cadastro — Na capital fluminense, a nota de serviço já é emitida no padrão nacional desde janeiro de 2026, quando a prefeitura substituiu a Nota Carioca pelo Emissor Nacional. Niterói fez o mesmo movimento. Para Lopes, isso não significa que as empresas da região estejam livres de problemas.
— No Rio, o emissor já é conhecido, mas a gente ainda vê nota com código de serviço errado, retenção de ISS mal informada e cadastro desatualizado. No Simples, o código de serviço define como o ISS vai ser tributado. Um erro ali pode gerar pagamento em duplicidade, pendência para o cliente ou nota rejeitada. E a empresa que atende clientes em outros municípios precisa garantir que toda a operação esteja no padrão nacional— explica.
Duas semanas para testar — O primeiro passo, segundo o contador, é a empresa confirmar se está de fato entre as afetadas, verificando se presta serviço sujeito ao ISS e se ainda emite notas pelo sistema próprio de alguma prefeitura. Em seguida, a recomendação é fazer uma emissão de teste no Emissor Nacional ainda em outubro. Muitas prefeituras liberaram o uso antecipado do sistema para empresas do Simples justamente para permitir esses testes antes da virada.
Quem emite notas a partir de um sistema de gestão precisa ainda confirmar com o fornecedor do software que a integração com o padrão nacional está pronta. —A responsabilidade pela nota continua sendo do empresário, mesmo quando o sistema é terceirizado. Não adianta dizer ao cliente que o programa não atualizou— observa Matheus.
O contador também chama atenção para a revisão do cadastro de serviços, já que código de serviço, regras de retenção e dados desatualizados estão entre as principais causas de rejeição de notas. Por fim, recomenda que a equipe responsável pelo faturamento e os principais clientes sejam avisados com antecedência sobre a mudança, uma vez que grandes empresas costumam recusar notas fora do padrão exigido.
—O teste é gratuito e leva pouco tempo. É muito mais barato descobrir o problema numa terça-feira de outubro do que no dia de fechar o faturamento do mês— resume.
Perfil — Matheus Lopes, contador e especialista tributário da Matheus Contador Gestão Empresarial. | www.mcgestaoempresarial.com.br