Quem senta à mesa do conselho precisa saber o que decidir, com que base e até quando. O resto da apresentação serve de apoio.
Uma apresentação para o conselho abre com a decisão pedida e traz só a evidência que a sustenta. A Mindo, estúdio de apresentações corporativas e vídeos em motion design, produziu apresentações de resultados para a Tokio Marine, a Brasilseg e a JHSF.
Nas versões públicas dessas peças, os números foram trocados por dados fictícios para preservar a confidencialidade. Por isso este texto não cita nenhum valor e trata do que vem antes dele: a estrutura.
O que é uma apresentação para o board? Uma apresentação para o board é um pedido de decisão com as evidências à mão. Os conselheiros chegam com pouco tempo, muitos assuntos na pauta e uma pergunta silenciosa: aprovar, acompanhar ou apenas tomar conhecimento?
Quando a resposta demora a aparecer, a reunião vira interrogatório. Alguém pergunta pela página 23 de um material que o presidente ainda não terminou de ler, e a discussão se perde em detalhe. O ponto de partida é o que o conselho precisa fazer com o conteúdo, e o conteúdo disponível vem depois.
Como fazer uma apresentação para a diretoria? Comece pelo pedido. O primeiro slide de conteúdo diz qual é a decisão: “A diretoria é convidada a aprovar o orçamento de expansão do próximo ano” ou “Esta apresentação é informativa; nenhuma deliberação é necessária hoje”. A diferença muda a postura da sala inteira.
Depois, organize o material em três blocos curtos:
. que está sendo proposto ou comunicado, em uma frase;
. que sustenta a proposta: situação atual, alternativas consideradas e riscos;
. que acontece depois da decisão: responsável, prazo e próximo marco.
Se a diretoria escolhe entre duas opções, mostre as duas lado a lado, com a recomendação marcada. Esconder a recomendação para não influenciar faz o conselho gastar tempo reconstruindo o raciocínio que a equipe já fez.
Como apresentar números para a diretoria sem perder a atenção? Dê contexto a cada número. Uma receita que cresceu pode ser ótima ou preocupante, conforme o que se esperava. Três referências funcionam bem:
1. comparação com o período anterior ou com o mesmo período do ano passado;
2. distância da meta aprovada;
3. tendência dos últimos trimestres, em gráfico simples.
Escolha os indicadores que influenciam a decisão pedida. Numa aquisição, a margem da empresa-alvo pesa mais que o faturamento do grupo. Numa discussão de caixa, a projeção dos próximos meses pesa mais que o lucro contábil.
Prefira o gráfico à tabela. Uma linha que sobe ou desce se entende em dois segundos, mesmo no fundo da sala, enquanto a tabela de doze colunas obriga cada conselheiro a procurar o número que lhe interessa. Quando o gráfico precisa de explicação, o título do slide a dá:
Como resumir uma apresentação de 50 slides em 10? Corte pela decisão e deixe a ordem original do material de lado. Escreva o pedido em uma frase, liste os três ou quatro argumentos que o sustentam e dê a cada argumento um ou dois slides. Os slides que não servem a nenhum argumento vão para o anexo.
Um teste simples confere o resultado: leia só os títulos, em sequência. Eles precisam contar a história inteira, do pedido ao próximo passo. Cada slide carrega uma mensagem, sustentada por um gráfico, um número em destaque ou uma frase curta, porque texto corrido em tela faz a plateia ler em vez de ouvir.
O anexo guarda os dados completos, as premissas do modelo, o detalhamento por área e as planilhas de apoio. A tela mostra a conclusão e o anexo mostra de onde ela veio. Com o anexo numerado, a resposta a uma dúvida pontual é “está no anexo C, posso abrir”, e a pauta segue.
Como montar a apresentação de resultados de uma empresa com várias frentes? Abra com o consolidado e depois entre em cada frente, todas no mesmo molde de slide. Assim o conselho compara uma área com a outra sem reaprender a ler a cada seção.
Os três trabalhos citados acima mostram variações desse mesmo desafio. A seguradora Tokio Marine pediu uma apresentação para mostrar resultados e apresentar seus planos de forma leve e descontraída. A apresentação de resultados da Brasilseg foi feita para a empresa mostrar seus resultados. A da JHSF, que atua em imobiliário, hotelaria e gastronomia, foi desenvolvida com destaque para a área de hotelaria e gastronomia. Em comum, cada peça decide antes o que merece destaque e deixa o resto em segundo plano.
O que pedir ao fornecedor que monta a apresentação?
. Arquivo editável, porque na véspera aparece um número revisado ou uma observação do jurídico. Na Mindo, as apresentações são entregues em PowerPoint 100% editável, e um ajuste de última hora volta em cerca de cinco minutos.
. Um slide-modelo aprovado antes do restante. Na etapa de identidade visual da apresentação, a prévia vai para aprovação, e só depois vem a apresentação completa.
. Roteiro antes do desenho: a estrutura da mensagem vem primeiro, e o visual depois.
. Gráficos que o time consiga atualizar sozinho no próximo trimestre.
Um guia sobre o que mostrar numa apresentação para o conselho detalha esses pontos.
Que erros a diretoria percebe na hora?
. Quarenta slides para vinte minutos. A conta não fecha. Ou o tempo estoura, ou o apresentador atravessa os slides sem explicar nenhum.
. Tabela ilegível. Se o número não se lê a três metros de distância, ele pertence ao anexo.
. Jargão de área. O conselho reúne finanças, jurídico, tecnologia e negócio, e cada um precisa entender sem tradutor.
. Dado sem origem. Todo número indica de onde vem e a que período se refere. Um rodapé pequeno resolve.
Problema escondido no fim. Riscos entram no corpo da apresentação. Descobrir o alerta no slide trinta e oito, ou na pergunta de um conselheiro, custa credibilidade.
O que fica — O conselho espera clareza sobre três coisas: o que decidir, que evidência sustenta a recomendação e o que acontece depois. Número com contexto, uma mensagem por slide, anexo separado e material enviado com antecedência resolvem a maior parte dos problemas dessas reuniões. Antes de enviar, peça a alguém de fora da área que diga qual era a decisão pedida. Se a pessoa hesitar, a apresentação ainda precisa de ajuste.
O guia da Mindo reúne outros textos sobre apresentação para conselho e diretoria.