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18/10/2017 - 07:37

Um KPI para cada estratégia da área de compras


O setor de compras de qualquer empresa deve seguir metas claras para encontrar produtos e serviços pelo melhor preço, sem deixar de lado as exigências de qualidade. Nesse contexto, os KPI’s (Key Performance Indicators, indicadores-chave de desempenho, em tradução livre) ajudam a monitorar todo o processo de aquisição.

Essas métricas fornecem dados concretos baseados em informações relevantes como tempo, custo, satisfação do cliente e produtividade. São instrumentos valiosos para que uma empresa melhore sua gestão, tome decisões mais estratégicas e aumente seu lucro em curto e longo prazo.

Hoje em dia existem sistemas de automação capazes de facilitar o acompanhamento de diferentes tipos de KPI’s. Uma solução de-procurement, por exemplo, ajuda na gestão de todos os processos de compras, já que todas as informações sobre as transações e os fornecedores ficam centralizadas em um único lugar. Essa característica permite que a equipe tenha mais controle dos processos e acompanhe os resultados com precisão, uma vez que para ter acesso a dados importantes e relatórios completos sobre as transações realizadas bastam alguns cliques.

A análise dos indicadores do setor de compras deve ser feita sistematicamente, considerando as necessidades do departamento e das outras áreas. Cabe à equipe definir o período para fazer a avaliação e acompanhar cada ciclo de compras. Quanto mais frequentes forem os problemas apontados pela análise, mais frequentes devem ser os acompanhamentos.

Existem vários tipos de indicadores de performance, mas o ideal é escolher apenas os KPI’s que se apliquem à área. Assim a equipe não será sobrecarregada com dados de pouca relevância e a avaliação será mais assertiva. Abaixo, comento alguns exemplos:

1. Lead time – Esse indicador mede o período de duração entre o momento da requisição de matéria-prima até o atendimento da demanda, incluindo o tempo de procura, seleção de fornecedores e a análise de cotações. O lead time costuma ser utilizado para avaliar a eficiência operacional do setor.

2. Nível das entregas – Os indicadores de entrega avaliam a eficiência e a confiabilidade dos fornecedores e o desempenho da logística da empresa. Essa métrica é extremamente importante, afinal, ninguém quer receber produtos com atraso. Basicamente, são avaliados números capazes de comparar o prazo esperado para entrega com a data em que o pedido realmente foi encaminhado.

3. Taxa de devoluções – É importante descobrir o número de devoluções e a quantidade de produtos com defeito. Com essa métrica, é possível verificar se as aquisições certas estão sendo feitas e, consequentemente, descobrir se os processos de compras estão corretos.

4. Satisfação do cliente – A empresa pode pedir feedbacks e sugestões dos próprios clientes em relação ao atendimento e à qualidade do produto. Assim, a organização consegue descobrir o nível de satisfação do público e, com base nisso, desenvolver estratégias para melhorar o atendimento.

5. Produtividade – Existem diferentes formas para avaliar a produtividade do time de compras. Uma das opções é analisar o número de requisições e transações realizadas dentro de um determinado período de tempo. Além disso, vale observar a quantidade de horas por semana dedicadas a determinados processos ou o número de tarefas executadas dentro de um espaço de tempo.

6. Saving – Indicador essencial para a área financeira, o saving mede a razão entre o que foi orçado e comprado. Em outras palavras, o objetivo dessa métrica é saber qual foi o ganho, quanto foi economizado e quais custos foram evitados. Esse KPI avalia a eficácia da equipe do setor para fazer boas negociações, reduzir gastos e gerar mais lucros.

7. Evolução do preço – A evolução do preço compara os valores praticados anteriormente com os atuais, a fim de medir as oscilações de preços durante o processo de compras. A empresa pode usar os resultados desse indicador para reconhecer períodos de sazonalidade, ou seja, quando certos produtos estão com uma oferta melhor ou ainda, qual é o momento em que determinados materiais têm um preço mais alto.

8. Custo de suprimentos – Esse indicativo compara o volume de compras e o de vendas para descobrir a porcentagem de venda que está sendo aplicada nas compras. O resultado pode indicar a necessidade de investir em melhorias e redução de custos para tornar o ciclo cada vez mais sustentável.

Todos esses indicadores são ferramentas essenciais para que a empresa eleve seus níveis de produtividade e promova mais integração entre os departamentos. Por isso, vale a pena investir em um sistema de avaliação para sua empresa, já que quanto mais avaliações, maior é a capacidade de melhorar processos.

. Por: Marcos Roig, gerente comercial do Mercado Eletrônico.

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